Privacy Statement voor Sollicitanten De verwerking van persoonsgegevens van sollicitanten door KiesZon
1. Inleiding
KiesZon vindt de privacy van haar sollicitanten belangrijk. Wanneer je solliciteert bij KiesZon verzamelt KiesZon informatie. KiesZon hecht eraan dat de verwerking van je persoonsgegevens plaatsvindt op een zorgvuldige wijze die in overeenstemming is met de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit privacy statement is bedoeld om je duidelijk en transparant te informeren over de wijze waarop KiesZon de gegevens van sollicitanten verwerkt en is van toepassing op de wervings- en selectieactiviteiten van KiesZon.
Dit privacy statement wordt van tijd tot tijd aangepast om aan veranderende wetgeving en ontwikkelingen te blijven voldoen. Bezoek deze pagina regelmatig om op de hoogte te blijven van deze veranderingen.
Dit privacy statement is met ingang van 1 juli 2018 in werking getreden en geeft je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door KiesZon.
1.1. Wanneer mag KiesZon jouw persoonsgegevens verwerken?
KiesZon mag in het kader van jouw sollicitatie jouw persoonsgegevens verwerken. Deze gegevens hebben wij namelijk nodig voor de volgende bedrijfsdoeleinden:
- Het uitvoeren van ons personeelsbeleid;
- Onze bedrijfsvoering en intern management;
- Het garanderen van veiligheid, beveiliging en integriteit.
Daarnaast moet er een grondslag bestaan. Jouw gegevens worden alleen verwerkt als je daarvoor aan ons schriftelijke toestemming geeft of als de gegevensverwerking nodig is: • Voor het willen aangaan, sluiten of wijzigen van een overeenkomst en om uitvoering te kunnen geven aan de overeenkomst; • Om een wettelijke verplichting na te komen.
Met het verstrekken van jouw gegevens aan KiesZon geef je ons goedkeuring om die gegevens over jou te verwerken. De door jou gegeven toestemming kan door jou op elk moment worden ingetrokken, bijvoorbeeld als de verwerking niet langer nodig is voor de hierboven genoemde doelen. Wij moeten dan de verwerking van die gegevens stoppen.
1.2. Van wie verwerkt KiesZon persoonsgegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een personeelsrelatie willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn dus bijvoorbeeld persoonsgegevens van sollicitanten.
2. Welke persoonsgegevens verwerkt KiesZon?
In deze paragraaf leggen we uit welke gegevens KiesZon van je verwerkt. Daarbij geven we aan met welk doel we dat doen en hoe we met jouw gegevens omgaan.
Wij verwerken in ieder geval geen gegevens over bijvoorbeeld strafrechtelijk verleden, etnische gegevens, ras, godsdienst, politieke voorkeur, seksuele geaardheid en medische gegevens.
Het wervings- en selectieproces start met dat je jouw interesse kenbaar maakt bij KiesZon door bij ons te solliciteren. Op het moment dat jij je motivatiebrief en/of cv met KiesZon deelt, verwerken wij deze documenten in onze administratie. Evenals de correspondentie omtrent de behandeling van jouw kandidaatstelling zoals een afspraakbevestiging of een bedankbrief en de eventuele correspondentie rondom jouw aanstelling bij KiesZon.
In het kader van de sollicitatie- of recruitmentprocedure verwerken wij persoonsgegevens, omdat wij een zo goed mogelijk beeld van je proberen te krijgen en willen beoordelen of jij geschikt bent voor de desbetreffende functie. Hiervoor kunnen wij ook gegevens gebruiken die wij van anderen over je krijgen. Bijvoorbeeld van voormalige werkgevers (via referenties via jou verkregen) of wervingsbureaus. Ook kunnen wij openbare bronnen raadplegen zoals internet en sociale media. Verder verwerken wij ook persoonsgegevens zoals bijvoorbeeld beeldopnames van jou. Je kunt hierbij denken aan de camerabeelden die gemaakt worden bij binnenkomst van of vertrek uit ons kantoorpand bij een eventueel sollicitatiegesprek. KiesZon verwerkt deze camerabeelden voor de bescherming van de eigendommen van KiesZon en onze medewerkers en voor andere beveiligingsredenen.
3. Hoe worden mijn sollicitatiegegevens bewaard en beveiligd?
Jouw gegevens worden opgeslagen in verschillende HR-systemen:
- Recruitee: Dit is een Applicant Tracking System dat gebruikt wordt voor de werving en selectie van (nieuwe) medewerkers. Hierin worden de persoonsgegevens van externe sollicitanten of werkzame medewerkers die intern solliciteren verwerkt.
- Personeelscontrolesystemen die gebruikt worden voor registratie van camerabeelden en toegang tot het pand. De gegevens zijn op een veilige manier opgeslagen en zijn voor alleen een door ons speciaal aangewezen medewerker toegankelijk voor de duur van 72 uur na registratie waarna de gegevens worden verwijderd. Het ontsluiten van deze informatie is alleen toegestaan als bevoegde personen via bestaande veiligheidsprotocollen daartoe opdracht geven.
KiesZon treft passende technische en organisatorische maatregelen om te voorkomen dat jouw gegevens verloren gaan of onrechtmatig worden verwerkt. De maatregelen zijn er mede op gericht om onnodige verzameling en verdere verwerking van jouw gegevens te voorkomen.
Medewerkers van KiesZon zijn uitsluitend bevoegd tot het inzien/verwerken van jouw gegevens voor zover dit noodzakelijk is voor de uitoefening van hun functie.
3.1 Wie heeft er toegang tot mijn persoonsgegevens?
Jouw gegevens zijn inzichtelijk voor de medewerkers die met de sollicitatieprocedure zijn belast, zoals HR-medewerkers, maar ook voor de leidinggevende en een eventueel teamlid die inzage nodig hebben in jouw sollicitatiegegevens tijdens het wervingsproces.
Verder kan het voorkomen dat jouw persoonsgegevens worden verwerkt door derden, zogenaamde verwerkers. Te denken aan de partij die het functioneel beheer van ons Applicant Tracking systeem verzorgt maar ook aan een assessment bureau, indien bij de uitvoering van deze diensten gegevens van sollicitanten worden gebruikt. De verwerking van jouw persoonsgegevens is geborgd in (verwerkers)overeenkomsten tussen KiesZon en deze partijen.
Als wij jouw gegevens zelf doorgeven aan andere partijen buiten KiesZon én buiten de Europese Unie (EU), beoordelen we per case om welke verwerking het gaat en wat passende maatregelen moeten zijn om jouw gegevens voldoende te beschermen. Gebruiken wij derde partijen buiten de EU en biedt het land, of de internationale organisatie, waar deze partij zich bevindt volgens de Europese Commissie onvoldoende bescherming bij de verwerking van persoonsgegevens, dan geven wij alleen persoonsgegevens door als er andere passende waarborgen zijn.
4. Hoe lang bewaart KiesZon mijn gegevens?
Als je bij KiesZon hebt gesolliciteerd of je bent door KiesZon gerekruteerd, dan bewaren wij jouw persoonsgegevens uiterlijk 6 maanden nadat je bent afgewezen en de sollicitatieprocedure is beëindigd. Daarna verwijderen wij jouw gegevens. Dit gaat om alle sollicitatiegegevens zoals jouw sollicitatiebrief, cv, e-mailwisseling en eventuele screening- en of assessmentgegevens. Als wij jouw gegevens langer willen bewaren (in portefeuille houden), dan doen wij dat alleen als je daar toestemming voor hebt gegeven. We verwijderen jouw gegevens dan uiterlijk 1 jaar na beëindiging van de sollicitatieprocedure.
5. Welke rechten heb ik met betrekking tot persoonsgegevens die KiesZon verwerkt?
Als sollicitant heb je via ons HR-team de mogelijkheid tot inzage in de persoonsgegevens die KiesZon van je verwerkt en je rechten die voortvloeien uit de AVG-wetgeving uit te oefenen. Die rechten zijn:
- Het recht op informatie: KiesZon informeert je over de verwerking van je persoonsgegevens. Dit doen wij via het privacy statement voor sollicitanten.
- Het recht op inzage: Je hebt het recht om de persoonsgegevens die KiesZon van je bewaart in te zien.
- Het recht op rectificatie en aanvulling: Je hebt het recht om onjuiste persoonsgegevens te laten wijzigen of de persoonsgegevens te laten aanvullen.
- Het recht op beperking van verwerking: KiesZon mag verzamelde persoonsgegevens in sommige gevallen (tijdelijk) niet verwerken, maar deze gegevens moeten wel opgeslagen blijven.
- Het recht op een menselijke blik: Je kunt hier een beroep op doen als KiesZon besluiten neemt op basis van automatisch verwerkte gegevens.
- Het recht van bezwaar: Je kunt bezwaar indienen tegen de verwerking van je persoonsgegevens door KiesZon.
- Het recht op verwijdering: KiesZon is in sommige gevallen verplicht om bepaalde persoonsgegevens van een sollicitant te verwijderen. Bijvoorbeeld als je ons hier tijdens het wervings- en selectieproces om verzoekt.
- Het recht op dataportabiliteit: KiesZon moeten de gegevens die wij van jou hebben ontvangen op jouw verzoek op een makkelijke manier kunnen overdragen aan jou of andere organisaties.
6. Wat doet KiesZon als er iets misgaat met de beveiliging van mijn persoonsgegevens?
De bescherming van persoonsgegevens heeft een hoge prioriteit binnen KiesZon. KiesZon heeft een privacybeleid en een informatiebeveiligingsbeleid. Het informatiebeveiligingsbeleid heeft tot doel het creëren van een uniforme en hoge mate van gegevensbescherming binnen KiesZon. Mocht er onverhoopt iets misgaan met de bescherming van jouw persoonsgegevens, dan kan er sprake zijn van een zogenaamd ‘datalek’.
Een datalek is een beveiligingsincident, waardoor gegevens van een of meerdere sollicitanten inzichtelijk zijn geworden voor, of ter beschikking zijn gekomen van, iemand die daartoe niet bevoegd is. Als zo’n datalek wordt ontdekt, moeten wij dat onmiddellijk intern melden via de daarvoor bestemde procedure. De melding wordt dan intern beoordeeld. Indien noodzakelijk, wordt het datalek ook gemeld aan de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).
Als een datalek betrekking heeft op jouw persoonsgegevens, dan informeren we je daar uiteraard zo snel mogelijk over. Gezamenlijk bespreken we wat we kunnen ondernemen om eventuele gevolgen beperkt te houden.
7. Kan KiesZon dit document wijzigen?
KiesZon is bevoegd dit privacy statement voor sollicitanten te wijzigen of aan te vullen, waarbij de ondernemingsraad vooraf wordt geïnformeerd. De meest actuele versie van ons privacy statement kun je vinden op onze website.
8. Cookies
Als je onze website bezoekt dan plaatsen wij cookies. Dit doen we voornamelijk om websitegedrag te analyseren en gericht marketing te kunnen voeren. (gerechtvaardigd belang).
9. Waar kan ik terecht met een verzoek, vraag of een klacht?
Wil je meer informatie over de verwerking van persoonsgegevens of heb je hulp nodig bij het uitoefenen van je rechten als sollicitant bij KiesZon? Dan kun je contact opnemen met het HR-team van KiesZon. Het HR-team is te bereiken op telefoonnummer 085 782 0050 of stuur een e-mail naar HR@KiesZon.nl. Jouw vraag zal door het HR-team binnen vier weken na ontvangst worden beoordeeld en beantwoord. Wij zorgen er vervolgens voor dat jouw persoonsgegevens worden aangepast, verwijderd of afgeschermd, tenzij dit voor KiesZon onmogelijk is, wettelijk niet is toegestaan of een onredelijke inspanning vergt.
Voor klachten over de verwerking van persoonsgegevens kun je terecht bij de Data Protectie Officer van KiesZon. De taak van een Data Protectie Officer is toezien op de naleving van de AVG en uitvoering te geven aan de overige in de AVG omschreven taken. De Data Protectie Officer is per e mail te bereiken via privacy@Greenchoice.nl*. Als dat antwoord niet leidt tot een voor jou acceptabel resultaat, heb je de mogelijkheid om gebruik te maken van de Autoriteit Persoonsgegevens (Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag).
*KiesZon is onderdeel van Greenchoice