Privacy Statement voor Sollicitanten De verwerking van persoonsgegevens van sollicitanten door de Greenchoice Groep
1. Inleiding De Greenchoice Groep hecht veel waarde aan jouw privacy. In dit privacy statement staat uitgelegd hoe we omgaan met jouw gegevens en welke rechten je hebt ten aanzien van jouw persoonsgegevens als je bij de Greenchoice Groep solliciteert.
Dit privacy statement is met ingang van 1 juli 2018 in werking getreden en wordt aangepast om aan veranderende wet- en regelgeving te blijven voldoen. Dit privacy statement geeft je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens van sollicitanten door de Greenchoice Groep.
Heb je na het lezen van dit privacy statement nog vragen dan kun je die aan ons stellen via de contactgegevens onderaan dit privacy statement. 1. 1 Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens? Greenchoice B.V., statutair gevestigd te Rotterdam en kantoorhoudende te (3014 DB) Rotterdam aan het Kruisplein 15, ingeschreven in de Kamer van Koophandel onder nummer 24302685; en
Greenchoice Zakelijk N.V., statutair gevestigd te Rotterdam en kantoorhoudende te (3014 DB) Rotterdam aan het Kruisplein 15, ingeschreven in de Kamer van Koophandel onder nummer 62318381, een groepsmaatschappij van Greenchoice B.V.; en
Yellow Step Solar B.V. (KiesZon en Everday), statutair gevestigd te Rosmalen en kantoorhoudende te (5248 NL) Rosmalen aan de Graafsebaan 135, ingeschreven in de Kamer van Koophandel onder nummer 51358360, een dochteronderneming van Greenchoice B.V. Met ‘wij’, ‘we’, ‘ons’ of ‘Greenchoice’ wordt de gehele Greenchoice Groep begrepen.
2. Van wie verwerkt Greenchoice persoonsgegevens? In dit hoofdstuk leggen we uit wanneer en welke gegevens de Greenchoice Groep van je verwerkt. Daarbij geven we aan met welk doel de verwerking plaatsvindt.
2.1 Van wie verwerkt Greenchoice persoonsgegevens? Wij verwerken persoonsgegevens van personen die direct of indirect hebben gesolliciteerd bij de Greenchoice Groep.
2.2 Waarom verwerkt Greenchoice persoonsgegevens? Als je solliciteert bij Greenchoice worden jouw persoonsgegevens verwerkt in het kader van de wervings- en selectieactiviteiten. Zo proberen we een zo goed mogelijk beeld van je te krijgen en willen we beoordelen of jij aansluit bij het desbetreffende profiel.
Deze gegevens hebben wij namelijk nodig voor de volgende bedrijfsdoeleinden.
Het uitvoeren van de sollicitatieprocedure;
Onze bedrijfsvoerin en intern management;
Het garanderen van veiligheid en integriteit;
Het verbeteren van het selectieproces.
2.3 Met welke grondslag(en) verwerkt Greenchoice persoonsgegevens? De verwerking van jouw persoonsgegevens in het kader van de sollicitatieprocedure worden verwerkt op basis van de rechtsgrondslagen ‘gerechtvaardigd belang’, ‘uitvoering van de overeenkomst’ en ‘toestemming’.
3. Welke persoonsgegevens verwerkt Greenchoice? In dit hoofdstuk lees je welke persoonsgegevens de Greenchoice Groep van jou verwerkt.
3.1 Type persoonsgegevens Greenchoice verwerkt de persoonsgegevens die in het kader van de sollicitatieprocedure door jou zijn verstrekt.
Dit kunnen bijvoorbeeld de volgende gegevens zijn:
NAW-gegevens (naam, adres en woonplaats);
Contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer);
Opleiding gegevens (onderwijsinstelling en behaalde diploma’s);
Loopbaangegevens;
CV en motivatiebrief;
Screening- en of assessmentgegevens.
Verder kunnen wij ook gegevens verwerken die wij van anderen over je krijgen. Bijvoorbeeld van voormalig werkgevers (van referenties via jou verkregen) of wervingsbureaus. Ook kunnen wij openbare bronnen raadplegen zoals internet en sociale media. Alle verkregen informatie wordt zorgvuldig en vetrouweljk behandeld, alleen de voor de functie relevante informatie gebruiken wij voor de beoordeling of je profiel aansluit bij de functie.
Daarnaast verwerken wij ook persoonsgegevens zoals bijvoorbeeld beeldopnames van jou. Denk hierbij aan de camerabeelden die gemaakt worden bij binnenkomst van of vertrek uit ons kantoorpand bij een eventueel sollicitatiegesprek. Greenchoice verwerkt deze camerabeelden voor de bescherming van de eigendommen van Greenchoice en onze medewerkers en voor andere veiligheidsredenen.
Wij verwerken geen gegevens over bijvoorbeeld je strafrechtelijk verleden, etniciteit, religie, politieke voorkeur, seksuele geaardheid en/of medische gegevens. 3.2 Wie heeft toegang tot mijn persoonsgegevens? Jouw gegevens zijn inzichtelijk voor de medewerkers van HR, maar ook voor leidinggevende en een eventueel teamlid die inzage nodig hebben in jouw sollicitatiegegevens voor de sollicitatieprocedure.
Verder kan het voorkomen dat jouw persoonsgegevens worden verwerkt door derden, zogeheten verwerkers. Te denken valt aan de partij die het functioneel beheer van ons Applicant Tracking systeem verzorgt maar ook aan een assessment bureau, indien bij de uitvoering van deze diensten gegevens van jou worden gebruikt. De verwerking van jouw persoonsgegevens is vastgelegd in (verwerkers)overeenkomsten tussen Greenchoice en deze partijen.
3.3 Internationale gegevensverwerking Wij verwerken geen persoonsgegevens van jou buiten de Europese Economische Ruimte (EER), tenzij je hier uitdrukkelijk om verzoekt of zelf woont in een land buiten de EER. Als wij jouw gegevens doorgeven aan andere partijen buiten de Greenchoice Groep én buiten de EER, beoordelen we per situatie om welke verwerking het gaat en welke passende maatregelen van toepassing moeten zijn om jouw gegevens voldoende te beschermen. Gebruiken wij derde partijen buiten de EU en biedt het land, of de internationale organisatie, waar deze partij zich bevindt volgens de Europese Commissie onvoldoende bescherming bij de verwerking van persoonsgegevens, dan geven wij alleen persoonsgegevens door als er andere passende waarborgen zijn.
4. Hoe lang worden jouw persoonsgegevens bewaard? Dit hoofdstuk legt uit op welke wijze de Greenchoice Groep jouw persoonsgegevens bewaard. Bewaartermijnen Als je bij Greenchoice hebt gesolliciteerd bewaren wij jouw persoonsgegevens voor maximaal 4 weken na beëindiging van de sollicitatieprocedure. Sluit je kennis en ervaring mogelijk beter aan bij een ander profiel, dan vragen we jouw schriftelijk toestemming om jouw gegevens langer te bewaren. We verwijderen jouw gegevens dan uiterlijk een halfjaar nadat wij van jou de toestemming hebben gekregen.
Jouw gegevens worden bewaard in de volgende HR-systemen:
Recruitee: Dit is een Applicant Tracking System dat gebruikt wordt voor de werving en selectie van (nieuwe) medewerkers. Hierin worden de persoonsgegevens van zowel interne- als externe sollicitanten verwerkt.
Personeelscontrolesystemen die gebruikt worden voor registratie van camerabeelden en toegang tot het pand. De data is voor de duur van 72 uur na registratie beschibaar voor een beperkt aantal daarvoor geautoriseerde personen. Na deze periode worden deze gegevens verwijderd. Toegang to deze data is alleen mogelijk via bestaande veiligheidsprotocollen.
5. Hoe beveiligd Greenchoice jouw persoonsgegevens? Dit hoofdstuk legt uit op welke wijze de Greenchoice Groep jouw persoonsgegevens beveiligd.
Beveiligingsmaatregelen Greenchoice treft passende technische- en organisatorische beveiligingsmaatregelen om te voorkomen dat jouw gegevens verloren gaan of onrechtmatig worden verwerkt. De maatregelen zijn er mede op gericht om onnodige verzameling en verdere verwerking van jouw gegevens te voorkomen.
Medewerkers van Greenchoice zijn enkel bevoegd tot het inzien van jouw gegevens voor zover dit noodzakelijk is voor de uitoefening van hun functie. Je persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt in de daarvoor bestemde online omgevingen en applicaties, die wij met de juiste beveiligingsmaatregelen beschermen. Tenslotte worden jouw persoonsgegevens niet langer bewaard dan noodzakelijk.
6. Welke rechten heb ik met betrekking tot persoonsgegevens die Greenchoice verwerkt? Als sollicitant bij de Greenchoice Groep heb je verschillende rechten die voortvloeien uit de AVG-wetgeving om controle te houden over je persoonsgegevens. Die rechten zijn:
Het recht op informatie: De Greenchoice Groep infomeert je over de verwerking van je persoonsgegevens. Dit doen wij via privacy statement voor sollicitanten. Hierin staat hoe Greenchoice met jouw gegevens omgaat. Welke gegevens verzameld worden, waarom deze ggevens verwerkt worden en hoeland de gegevens worden bewaard.
Het recht op inzage, rectificatie, aanvulling of verwijdering: Je hebt het recht om de persoonsgegevens die de Greenchoice GRoep van je bewaart om te zien, onjuiste persoonsgegevens te laten wijzigen of de persoonsgegevens te laten aanvullen.
Het recht op beperking van verwerking en recht van bezwaar: Greenchoice mag verzamelde persoonsgegevens in sommige gevallen (tijdelijk) niet verwerken, maar deze gegevens moeten opgeslagen blijven. En je kunt bezwaar maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens door Greenchoice.
Het recht op verwijdering: Greenchoice is in sommige gevallen verplicht om bepaalde persoonsgegevens van een sollicitant te verwijderen. Bijvoorbeeld als je ons hier tijdens het wervings- en selectieproces om verzoekt.
Het recht op dataportabiliteit: Greenchoice moet de gegevens die wij van jou hebben ontvangen op jouw verzoek op een makkelijke manier kunnen overdragen aan jou of aan andere organisaties.
7. Wat doet Greenchoice als er iets misgaat met de beveiliging van mijn persoonsgegevens? De bescherming van persoonsgegevens heeft een hoge prioriteit binnen de Greenchoice Groep. Wij doen ons uiterste best om te verhinderen dat onbevoegden toegang krijgen tot jouw persoonsgegevens, of dat jouw gegevens op enige wijze onrechtmatig verwerkt worden. Hiertoe treft Greenchoice allerlei technische en organisatorische maatregelen. Daarnaast zorgen we dat jouw gegevens zorgvuldig bewaard worden en beschikbaar zijn.
Mocht er onverhoopt toch iets niet goed zijn gegaan met de bescherming van jouw persoonsgegevens en is er sprake van een zogenaamd ‘datalek’ dan meldt Greenchoice dit bij de toezichthouder: Autoriteit Persoonsgegevens (AP), tenzij het niet waarschijnlijk is dat het datalek een risico inhoudt voor jouw rechten en vrijheden. In het geval het datalek ook een hoog risico heeft voor jouw persoonlijke levenssfeer, dan zullen we je zo snel mogelijk informeren over wat het datalek inhoudt, wat Greenchoice doet en ook wat jij kunt doen om de eventuele schade zo beperkt mogelijk te houden.
8. Kan Greenchoice dit document wijzigen? Greenchoice is bevoegd dit privacy statement voor sollicitanten te wijzigen of aan te vullen, waarbij de ondernemingsraad vooraf wordt geïnformeerd. De meest actuele versie van ons privacy statement kun je vinden op onze website www.greenchoice.nl/privacy. 9. Cookies Als je onze website bezoekt dan plaatsen wij functionele en analytische cookies. Dit doen we voornamelijk om de website goed te laten werken en websitegedrag te analyseren. Deze verwerking vindt plaats op basis van de verwerkingsgrondslag “gerechtvaardigd belang”. Voor meer informatie over het gebruik van cookies kijk dan op www.greenchoice.nl/cookies/
10. Waar kan ik terecht met een verzoek, vraag of een klacht? Heb je een vraag over de verwerking van jouw persoonsgegevens door de Greenchoice Groep dan kun je hierover contact opnemen met het HR-team van Greenchoice. Het HR team is te bereiken op telefoonnummer 010-8502599 of stuur een e-mail naar hr@greenchoice.nl. Jouw vraag zal door het HR-team binnen vier weken na ontvangst worden beoordeeld en beantwoord. Wij zorgen er vervolgens voor dat jouw persoonsgegevens worden aangepast, verwijderd of afgeschermd, tenzij dit voor Greenchoice onmogelijk is, wettelijk niet is toegestaan of een onredelijke inspanning vergt.
Heb je een verzoek ingediend met betrekking tot jouw gegevens, wil je meer informatie of wil je een klacht indienen over de verwerking van jouw persoonsgegevens, dan kun je terecht bij de Privacy Officer van Greenchoice. De Privacy Officer kun je bereiken door te mailen naar privacy@greenchoice.nl.
Als de klacht niet naar tevredenheid is afgehandeld, dan heb je altijd het recht een klacht over de verwerking van je persoonsgegevens in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens in te dienen.